為什么你企業的流程制度形同虛設？

導讀：在中小企業，大部分的企業已經或正在通過ISO質量管理體系認證，但是從實施上來看，許多企業只是通過認證讓企業的“名片”更加有份量一些而已，至于ISO質量體系的落地執行，會隨著文件鎖入保險箱而告一段落。

我們不禁要問，為什么ISO文件在企業難以落地？為什么企業制定了很多的流程文件，可結果還是異常頻發？……

根源在于這些流程文件一方面強調大而全，比如，ISO就試圖把所有的管理動作都標準化，這樣的執行成本會很高且沒有效益；另一方面，ISO強調標準化的同時，卻忽略了監督和責任機制。朗歐企管多年駐廠咨詢認為，一份流程文件最重要的是能夠落地，才能為企業創造效益。在此背景下，形式上小而簡、內容上少而精、精而專的“作業流程卡”應運而生了，本文手把手教大家如何制作“作業流程卡”。

一、什么是“作業流程卡”

作業流程卡就是將企業里各項流程里面的關鍵節點抽取出來，通過這些關鍵節點的控制保障整體流程的運行。

作業流程卡將大家有限的精力聚焦于標準作業的動作上，使之在約束的環境下，短期實現改變的一種管理工具。

作業流程卡對過程失控的問題點進行剖析，進而制定標準的操作動作，通過橫向部門或工序、稽查員及上級的監督，并對動作的執行情況進行定時跟蹤考核。

二、如何制作作業流程卡？

1、選取流程點（失控點）

評估本部門所管轄的流程、員工活動過程、產品實現過程、設備操作動作等失控點。

譬如：倉庫管理中，可以選取發料動作來作為流程點，采購部門可以選擇采購單據的處理來作為流程點。

需要注意的是：流程點的選取不要大而全的，要選取具體到點的管理細節來進行改善。

2、確定改善動作及頻率

找到流程點之后，對流程點進行動作分解，確定失控的原因，然后根據原因逐一設定改善動作；

在設定改善動作時要注意以下幾點：（1）改善動作要可以操作、檢查；（2）改善動作要有頻次要求、時間要求；（3）改善結果可以數據量化。

3、明確責任和義務

確定了改善動作和頻率之后，就要考慮如何保證這個改善動作有效執行下去，所以明確相關執行人的責任和義務顯得至關重要；

設置方式：通過橫向工序或者橫向部門按照一定的頻率進行監督和制約，對于沒有按照規定執行的，給予一定的處罰；

譬如：倉庫的收發料作業流程卡，就由采購部的采購員進行監督，采購部的采購作業流程卡的執行，就由PMC部門的物控員進行監督。

4、填寫作業流程卡

整張作業流程卡分為三部分：抬頭、主體、會簽三個部分，具體請見朗歐流程卡模板所示，在朗歐微信公眾號回復“流程卡”可獲取模板；

抬頭部分為作業流程卡的基本信息，包括：公司名稱、文件編號、文件版本號、編制部門、編制人、審核人、核準人等基本信息；

主體部分是作業流程卡的基礎，包含流程點（控制項目）、操作流程、控制點設計（即標準、制約、責任）、使用表單等幾個核心信息；其中流程點、控制點設計（標準、制約、責任）是不可或缺的，其他項目可以根據作業流程卡具體規范的對象而靈活調整。

會簽部分：為經過相關責任部門評審確認之后，所有參與評審人員對評審結果的確認。

流程卡樣式

控制點設計（標準、制約、責任）：每份作業流程卡當中必須有三個要素，分別是標準、制約和責任。這三個要素缺一不可。

標準：針對梳理出的流程點，制訂責任部門/崗位所需要矯正或統一的動作描述（動作需有時間節點、采用量詞或動作語言），不得使用形容詞（如：大概、差不多、應該、加強、努力）即，每一條標準當中要規定“誰？什么時間？做什么具體動作？”，我把這個稱之為“小三要素”。

譬如：

制約：所定的標準由誰來監督執行，應包括三級檢查（上級、橫向部門、稽查部），視情況規定檢查頻次與記錄方式，以橫向部門為主，上級、稽查為輔。

譬如：

責任：經過檢查、發現員工行為與標準要求不相符所帶來的責任（可以概括性責任條款，如：違反標準者樂捐2元/次），樂捐金額1～2元，但特別條款必須另外注明。

譬如：

5、組織評審和研討

作業流程卡填寫好之后的1-2個工作日之內，必須召集相關責任部門負責人進行流程點改善動作評審，現場確認改善動作的有效性；

注意：在研討階段，合理性大于權威性，執行階段，權威性大于合理性，一旦評審確認OK，任何人都必須無條件配合執行，不得以任何理由和借口推脫、拒絕；

中間有爭議，但不能妥協的標準項，可以采用試運行的方式進行，待運行一段時間之后再修正調整。

6、確認會簽發行

完成評審動作后，最遲一個工作日之內將確認好的作業流程卡分發到相關的部門責任人會簽，確認會議按照會議管理制度執行，并知會稽查部派人參加。

完成會簽后，將流程卡經總經理核準后發行生效，編制部門將已經審核好的動作流程卡復印分發給相關聯部門和稽查部。

7、流程文件試運行

當會簽后，通常要對文件做一個月至三個月的試運行，每一份流程文件不可能一次就寫到完美，都是在不斷執行的過程當中去逐步完善的，可以為A0版、A1版、A2版……..，試運行可以為流程執行后進行糾錯留有一定的空間。特別是一些事關員工經濟利益的一些流程規定，可以為流程的及時修訂留有余地，但是試運行要有一個確定的時間段，如一個月或三個月，試運行周期一般都設定在三個月以內。

結語

流程文件不在于大而全，而在于能否有效執行，能否對員工的操作動作起到規范作用，朗歐作業流程卡就是將程序文件當中具體的操作動作列出來，卡住的是一個一個具體的動作，同時解決怎么做？怎么檢查？怎么獎罰？這三個問題。有明確的責任人、檢查人、執行時間，這樣才能保障流程的有效執行。關注朗歐企管微信公眾號，回復關鍵詞“流程卡”獲取本文流程卡范本。

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